Lettre de motivation agent administratif : guide et exemples
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Par Nino Brover
- 7 minutes de lecture
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Véritable pierre angulaire des bureaux, l’assistant ou l’assistante administratif·ive permet d’orchestrer l’ensemble des actions de chacun·e au travail. Quel que soit l’intitulé de votre poste (adjoint·e, assistant·e ou agent·e administratif/administrative), l’ordre et le support que vous apportez permet de booster l’efficacité de vos collègues, de vos supérieur·es hiérarchiques et de l’entreprise dans son ensemble, dans le public comme dans le privé. Vous avez l’impression que vos candidatures se noient facilement dans la masse ? Vous avez du mal à être rappelé·e après avoir postulé ? Peut-être que votre lettre mériterait d’être retravaillée pour mettre toutes les chances de votre côté. Nous vous proposons des modèles et des exemples personnalisables, qui vous mettront sur la voie et boosteront vos candidatures. Soyez méthodiques et suivez une structure en quatre étapes clés pour obtenir le poste d’adjoint administratif que vous convoitez.
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Exemple lettre de motivation assistant administratif
Pour commencer, nous vous proposons cet exemple de lettre de motivation d’adjoint administratif débutant ou confirmé, au format simple.
Léa Robert
87, rue Pierre de Coubertin
31200 Toulouse
Service du recrutement
Tisséo collectivités
31 200 Toulouse
recrutement@tiscol.fr
Madame, Monsieur,
En consultant le site Internet de l’entreprise, j’ai remarqué votre annonce concernant un poste d’agent(e) administratif/ve. Intéressée par les missions indiquées sur votre descriptif, je me permets de vous adresser ma candidature.
Votre entreprise, qui se distingue par son engagement en faveur de l’innovation et de l’excellence opérationnelle, m’intéresse tout particulièrement. La réputation de Tisséo en tant qu’employeur soucieux du bien-être de ses collaborateurs et son expertise dans le domaine de la gestion des transports publics sont des atouts qui suscitent mon intérêt. Je souhaiterais mettre à votre profit mes compétences et mon professionnalisme, tout en contribuant à l’atteinte des objectifs ambitieux de Tisséo.
Dans le cadre de mes études, j’ai travaillé comme stagiaire à un poste d’assistante administrative à la SNCF. Forte de cette expérience, je souhaite désormais confirmer mon profil au sein de vos équipes. Grâce à ma rigueur et à mon sens de l’organisation, je serai rapidement opérationnelle. D’une grande capacité d’adaptation, je sais gérer les tâches administratives courantes, organiser les dossiers physiques et numériques et assurer la communication interne. Mon perfectionnisme m’a valu les références de mes anciens supérieurs, que je suis disposée à partager sur demande.
Ensemble, je suis convaincue que nous pourrons atteindre tous les objectifs fixés par Tisséo, et rationaliser davantage les processus de l’entreprise. Mon souci du détail et mon sens de l’humain apporteront, je l’espère, une sensibilité qui fait souvent défaut au secteur des transports.
Je vous remercie par avance pour l’attention accordée à ma candidature et je vous prie d’accepter, Madame, Monsieur, mes meilleures salutations.
Léa Robert
Modèles de lettres de motivation administration
Voici trois exemples pour créer une lettre de motivation parfaite. Utilisez-les pour personnaliser votre canddature. Regardez les effets de mise en page et inspirez-vous-en pour votre candidature.
Associez votre lettre de motivation à un CV impeccable
Conseils pour une lettre de motivation d’agent administratif en ordre
L’exemple et les modèles fournis précédemment vous posent les bases d’une lettre réussie. Passons maintenant à la description étape par étape de la procédure à suivre. Pour bien comprendre comment faire une lettre de motivation d’assistante administrative, voyons point par point les éléments à inclure.
Les étapes préalables
En tant qu’assistant·e administratif·ive, vous savez l’importance que revêt la préparation. Cette étape est par exemple cruciale avant une assemblée générale ou une réunion importante. Dans ce cadre, vos tâches peuvent varier entre impression de l’ordre du jour et contact des personnes devant participer. Pour une candidature, l’idée est la même : la préparation est cruciale. Avant de rédiger votre lettre, vous devez prendre connaissance de certains éléments et les utiliser correctement.
- Faites des recherches sur l’équipe de recrutement. Savoir à qui adresser votre lettre de motivation d’agent administratif est un plus absolu. Cela montre un souci du détail qui peut vous démarquer des autres candidats, et sera apprécié des recruteurs. Consultez donc bien l’annonce LinkedIn ou le site Internet de l’entreprise.
- Soyez bien au fait du poste que vous cherchez à pourvoir. Si vous répondez à une annonce, lisez-la avec la plus grande attention, et notez les éléments sur lesquels votre profil peut être le plus intéressant. S’il s’agit d’une candidature spontanée, faites des recherches sur l’entreprise et ses valeurs pour pouvoir établir des liens avec votre candidature.
- Faites une liste de vos points forts, et établissez des connexions avec le profil recherché ou les opportunités manquées de l’entreprise. Si vous avez été consciencieux·se, l’étape précédente vous aidera à mettre en valeur les qualités et compétences que vous possédez et qui seront pertinentes pour votre futur poste.
L’en-tête
Votre lettre de motivation d’adjoint administratif doit comporter un en-tête distinct du reste du texte, où figurent les informations liées à l’expéditeur (vous) et au destinataire (l’entreprise où vous postulez). Mentionnez-y :
- Vos nom et prénom
- Votre numéro de téléphone
- Votre adresse électronique
- Votre adresse postale (facultatif)
Exemples :
ADÉQUAT
Léa Robert
06 12 34 56 78
learobert@exemple.fr
Toulouse
INADÉQUAT
Nom : Léa
Prénom : Robert
N° téléphone : 06 12 34 56 78
N° téléphone fixe : 01 23 45 67 89
Adresse et code postal : 100, rue Léon Dierx 31200 Toulouse
Votre lettre n’est pas un formulaire. Soyez le plus fluide possible.
En dessous de vos informations personnelles, mettez celles du destinataire. Généralement alignées à droite, ces coordonnées doivent indiquer :
- Le nom du destinataire (s’il est connu, sinon, le nom de l’entreprise)
- Le poste du destinataire (ou service concerné, comme les ressources humaines)
- L’adresse de l’entreprise
Exemples :
ADÉQUAT
Service du recrutement
Tisséo collectivités
31200 Toulouse
recrutement@tiscol.fr
INADÉQUAT
Tisséo collectivités
La dernière section de votre en-tête doit quant à elle comporter le lieu et la date de rédaction de votre lettre. Par exemple : « Toulouse, le 2 novembre 2023 ».
Objet de la lettre et formule d’appel
À la ligne suivante de votre lettre de motivation d’adjoint administratif doit figurer un objet clair. Si vous répondez à une annonce disposant d’une référence, reprenez cette dernière pour clarifier d’emblée le contenu de votre lettre.
Si l’annonce n’a pas de numéro de référence, reprenez son intitulé : « Candidature au poste d’agent·e administratif·ive », « Candidature au poste d’adjoint·e administratif·ive », ou encore « Candidature au poste de gestionnaire administratif·ive ». Précisez dans l’objet s’il s’agit d’une candidature spontanée. Soyez aussi concis·e que possible et reprenez la terminologie employée par les recruteurs.
Faites un retour à la ligne et rédigez votre formule d’appel. Apostrophe le lecteur ou la lectrice en ayant recours à son nom si vous le connaissez : « Madame [Nom de famille], » ou « Monsieur [Nom de famille], ». Si vous n’êtes pas certain·e, optez pour le classique « Madame, Monsieur, ».
Exemples :
ADÉQUAT
Objet : Candidature spontanée pour un poste d’assistante administrative
Madame, Monsieur,
INADÉQUAT
Objet : Lettre de motivation assistant administratif spontanée
Bonjour,
Phrase d’accroche
Maintenant que l’objet et le destinataire de votre lettre sont clairement établis, il vous faut une introduction qui capte l’attention et retienne le lecteur ou la lectrice. Cette accroche doit montrer votre volonté et fournir un aperçu de votre profil. Il s’agit de présenter brièvement où vous en êtes dans votre parcours et les circonstances dans lesquelles vous en êtes arrivé·e à postuler.
Personnalisez au maximum cette accroche si vous souhaitez sortir du lot. Ne reprenez pas de modèle tout fait sans y laisser votre patte. Vous pouvez par exemple fournir une donnée chiffrée comme vos années d’expérience, le cas échéant, ou bien l’année d’obtention de votre diplôme le plus pertinent pour le poste.
En effet, les chiffres ressortent facilement lorsqu’ils sont entourés de texte.
Si vous manquez d’expérience, vous pouvez également résumer en une phrase votre projet professionnel.
Cette accroche est aussi l’occasion de simplement annoncer la suite de votre lettre de motivation de gestionnaire administratif.
Exemples :
ADÉQUAT
En consultant le site Internet de l’entreprise, j’ai remarqué votre annonce concernant un poste d’agent(e) administratif/ve. Intéressée par les missions indiquées sur votre descriptif, je me permets de vous adresser ma candidature.
INADÉQUAT
Fraîchement diplômée, je souhaite rejoindre vos équipes dès que possible afin de solidifier mes expériences et mes acquis.
Expliquez votre intérêt pour l’entreprise
Le prochain paragraphe de votre lettre constitue le début de votre argumentaire. Construisez ce dernier en suivant la structure « Vous, moi nous » pour un impact maximal.
Il s’agit donc ici d’indiquer à l’entreprise pourquoi elle vous intéresse, quels sont les atouts qui la mettent en valeur et qui font d’elle un choix évident pour votre candidature.
Comme dans toute relation, les recruteurs doivent sentir un certain intérêt de votre part avant d’ensuite vous accorder le leur.
Servez-vous des informations recueillies durant votre phase de préparation, et utilisez-les au maximum pour montrer à l’entreprise que sa présence en ligne ou médiatique est efficace.
Votre lettre de motivation d’agent administratif doit notamment reprendre les valeurs affichées, ou certaines actualités pertinentes. Cela démontrera que vous avez pris le temps de connaître votre potentiel futur employeur, mais c’est aussi gage d’un certain sérieux.
Exemples :
ADÉQUAT
Tisséo, qui se distingue par son engagement en faveur de l’innovation et de l’excellence opérationnelle, m’intéresse tout particulièrement. La réputation de l’entreprise en tant qu’employeur soucieux du bien-être de ses collaborateurs et son expertise dans le domaine de la gestion des transports publics sont des atouts qui suscitent mon intérêt. Je souhaiterais mettre à votre profit mes compétences et mon professionnalisme, tout en contribuant à l’atteinte des objectifs ambitieux de Tisséo.
INADÉQUAT
Tisséo, entreprise de renom, m’intéresse particulièrement. Je souhaiterais pouvoir intégrer ses équipes à un poste d’agent administratif et en apprendre davantage sur le secteur des transports.
Montrez que vous êtes un bon investissement pour l’entreprise
Le paragraphe suivant de votre lettre de motivation d’assistant administratif est là pour vous faire briller. Vous devez présenter les compétences que vous possédez qui sont recherchées par l’entreprise. Votre expérience professionnelle est aussi importante, mais ne reprenez pas votre curriculum point par point : l’idée est de le compléter et d’apporter une touche encore plus personnelle à votre candidature.
Par exemple, vous êtes excellent·e pour organiser un emploi du temps, vous excellez au traitement de texte ou êtes doué·e pour résoudre les problèmes de manière efficace et rationnelle ? Vous maîtrisez tous les outils informatiques tels que SharePoint ou Outlook ? Ces qualités doivent être mentionnées et vous présenter sous votre meilleur jour.
Là encore, votre travail de préparation sera bien utile pour savoir prioriser les compétences à mentionner. Les mots-clés de l’annonce ou de la publication doivent être repris, et les attentes paraphrasées pour des résultats optimaux.
Exemples :
ADÉQUAT
Dans le cadre de mes études, j’ai travaillé comme stagiaire à un poste d’assistante administrative à la SNCF. Forte de cette expérience, je souhaite désormais confirmer mon profil au sein de vos équipes. Grâce à ma rigueur et à mon sens de l’organisation, je serai rapidement opérationnelle. D’une grande capacité d’adaptation, je sais gérer les tâches administratives courantes, organiser les dossiers physiques et numériques et assurer la communication interne. Mon perfectionnisme m’a valu les références de mes anciens supérieurs, que je suis disposée à partager sur demande.
INADÉQUAT
Je suis convaincue que mon excellent relationnel et mon professionnalisme font de moi la candidate parfaite. Mon parcours académique et professionnel varié a su forger mon caractère, et je suis prête à relever le prochain défi sur ma route.
Montrez que votre collaboration s’annonce fructueuse
Votre lettre de motivation d’agent administratif ne saurait être complète sans ce troisième élément de votre argumentaire : la promesse d’une collaboration fructueuse.
Vous devez faire comprendre à la personne qui recrute comment les expériences et compétences mentionnées juste avant répondront parfaitement aux attentes de l’entreprise.
Faites des liens directs, mais pas de fausse promesse. Ne menacez pas de tout chambouler, mais au contraire montrez comme vous saurez vous intégrer et apporter l’élément manquant à une équipe que vous avez déjà identifiée comme parfaite pour votre profil.
En fonction de vos principaux atouts, certifications ou connaissances originales, ce paragraphe pourra réellement vous démarquer des autres candidats. Soyez précis·e et personnalisez au maximum votre rédaction.
ADÉQUAT
Ensemble, je suis convaincue que nous pourrons atteindre tous les objectifs fixés par Tisséo, et rationaliser davantage les processus de l’entreprise. Mon souci du détail et mon sens de l’humain apporteront, je l’espère, une sensibilité qui fait souvent défaut au secteur des transports.
INADÉQUAT
Votre équipe étant relativement restreinte, je suis certaine que mon inexpérience sera vite corrigée, et que je saurai m’adapter à toutes les tâches qui me seront confiées.
Incitez à l’action
Vous avez réellement sorti tous les bons dossiers pour réussir votre lettre de motivation dans l’administration. Exhortez maintenant la personne qui recrute à vous donner votre chance et à fixer un entretien d’embauche. Cette section doit absolument comporter les éléments suivants :
- Vos disponibilités : indiquez expressément que vous attendez la prochaine phase de recrutement et que vous serez disponibles selon les modalités qui conviendront. Cela montre une certaine flexibilité et encourage l’organisation d’un entretien.
- Réitérez votre intérêt : cela souligne votre enthousiasme pour le poste et montre que vous êtes ouvert·e à l’idée de discuter de votre candidature.
- Soyez poli·e et laissez la porte ouverte : en invitant l’équipe de recrutement à vous contacter pour fournir un feedback ou poser des questions, vous vous rendez approchable et disponible.
Exemples :
ADÉQUAT
Je reste bien entendu à disposition pour pouvoir discuter du poste vacant et accueille avec enthousiasme tout retour ou toute question de votre part.
INADÉQUAT
Merci de votre considération. Si vous souhaitez discuter du poste vacant, sachez que je reçois tous mes appels téléphoniques entre 15 h et 18 h.
Finalisez votre lettre
Le métier d’agent administratif/agente administrative implique de maîtriser tous les codes épistolaires à la perfection. Il peut vous amener à être en contact avec d’importantes parties prenantes, par écrit et par téléphone.
La finalisation de votre lettre de motivation d’assistante administrative est donc l’occasion de montrer que vous maîtrisez ces codes.
Remerciez le lecteur/la lectrice et utilisez des formules de politesse consacrées. Restez aussi formel·le que possible, et évitez les formules trop courtes, comme « Bien à vous » ou « Cordialement ».
Préférez-leur celles du type « Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées ».
Évitez les formules mentionnant vos « sentiments », même les meilleurs, et n’allez pas chercher trop loin. Professionnalisme avant tout.
Enfin, signez votre lettre de votre nom complet, aligné à gauche, ou centré sur la page.
Exemples :
ADÉQUAT
Je vous remercie par avance pour l’attention accordée à ma candidature et je vous prie d’accepter, Madame, Monsieur, mes meilleures salutations.
Léa Robert
INADÉQUAT
J’attends avec impatience un retour de votre part.
Bien cordialement,
Léa Robert
Mise en page de la lettre
La mise en page de votre lettre de motivation dans l’administration est primordiale. C’est l’équivalent d’une enveloppe sur laquelle vous serez immédiatement jugé·e. Vous devez faire bonne impression dès le premier fcoup d’œil. Pour ce faire :
- Choisissez une police classique, sans sérif de préférence, et d’une taille comprise entre 9 et 12. Faites attention à bien utiliser la même taille de police pour tout le corps de votre lettre.
- Faites des paragraphes distincts et clairement espacés, pour aérer la page et faciliter la lecture.
- Utilisez la couleur à bon escient, de même que le gras et l’italique. Réservez le gras à l’objet de votre lettre et l’italique à votre signature.
- Aucune coquille n’est permise. Relisez-vous avec attention et faites la chasse aux fautes. Aucun assistant administratif digne de ce nom ne peut se permettre d’avoir un niveau de français en-deçà de parfait.
Questions fréquentes sur les lettres de motivation agent administratif
Comment rédiger une lettre de motivation d’adjoint administratif de la fonction publique ?
Pour une lettre de motivation d’agent administratif de la fonction publique, gardez à l’esprit les points suivants :
- Mentionnez vos capacités rédactionnelles et votre aisance informatique.
- Mettez l’accent sur votre polyvalence (les postes à pourvoir peuvent être axés sur la communication, l’accueil social ou encore la gestion administrative.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur le calendrier des concours de la fonction publique.
Dois-je indiquer mon adresse postale dans son intégralité ?
Si vous souhaitez protéger vos données personnelles ou éviter de vous exposer à une certaine forme de discrimination, vous pouvez simplement mentionner la région ou la ville dans laquelle vous habitez. Cette information est suffisante pour éclairer l’équipe de recrutement sur votre localisation.
Quelles compétences mettre en valeur dans ma lettre ?
Il est primordial de faire ressortir vos compétences dans les domaines suivants :
- Organisation et gestion du temps
- Bureautique et informatique
- Résolution de problèmes
- Discrétion
- Adaptabilité
Nino Brover
Rédacteur Web en psychologie du travail
Nos autres lettres de motivation
C’est parti pour votre lettre de motivation d’agent administratif
Notre guide s’arrête ici, et vous êtes désormais équipé·e pour rédiger une lettre de candidature impeccable. En tant qu’assistant·e administratif·ive, vous maîtrisez le traitement de texte à la perfection, et nous savons que la rédaction de votre lettre ne vous prendra que quelques instants.
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