Lettre de motivation secrétaire : les meilleurs modèles

Le métier de secrétaire, encore appelé sténodactylographe, requiert certaines compétences bureautiques et des connaissances en rédaction et en synthèse, ainsi qu’une excellente organisation et une grande polyvalence. C’est parfait, la rédaction d’une lettre de motivation fait appel aux mêmes qualités. Voici notre guide pratique pour vous aider à comprendre comment faire une lettre de motivation secrétaire.

Les étapes préalables

Ne foncez pas dans la rédaction de votre lettre de motivation secrétaire tête baissée, prenez le temps de bien préparer votre plan d’attaque. Suivez quelques étapes simples pour vous faciliter la tâche.

Mener quelques recherches sur votre destinataire. Connaître son destinataire, c’est établir un premier contact qualitatif. Ne l’oubliez pas, les premières impressions comptent souvent et votre recruteur sera impressionné par votre connaissance de son entreprise.

Prenez le temps d’un remue-méninges. Munissez-vous d’une feuille de papier et d’un stylo. Quelles ont été vos expériences les plus marquantes ? Qu’avez-vous appris ? Quels sont vos points forts et vos points faibles dans le domaine du secrétariat ? Organisez votre pensée et sélectionnez les éléments que vous souhaitez mentionner dans votre lettre.

Préparez un brouillon. Écrivez une première lettre avec les éléments recueillis lors de votre exercice de remue-méninges en suivant un plan précis. Avant de vous lancer dans la rédaction, assurez-vous d’avoir élaboré un plan bien précis. Ainsi, vous ne risquez pas de vous perdre au fil de l’écriture.

L’en-tête

Comme toute lettre, l’en-tête d’une lettre de motivation est composée de plusieurs parties. La première se trouve à gauche, il s’agit de vos informations personnelles. Au même titre que la rubrique « coordonnées » dans votre CV, ces informations doivent être clairement énoncées et ne doivent contenir aucune faute. Votre embauche est en jeu, assurez-vous de fournir les bons éléments à votre recruteur !

La première contient vos coordonnées, présentées de la manière suivante :

• Nom et prénom
• Numéro de téléphone
• Adresse électronique
• Adresse postale

Exemples :

L’en-tête de votre lettre de motivation pour une formation de secrétaire contient une section contenant les coordonnées de votre destinataire, généralement située à droite :

• Nom du destinataire et du poste
• Adresse de l’entreprise

N’oubliez pas de conclure votre en-tête par la mention du lieu et de la date de rédaction de votre lettre. Par exemple : « Toulouse, le 15 avril 2023 »

Objet de la lettre et formule d’appel

Passons à l’objet de votre lettre de motivation secrétaire médicale. Nous ne vous apprenons pas grand-chose, vous écrivez des courriers à longueur de journée. Chacune de vos lettres est ouverte par un objet, permettant à votre destinataire de connaître la raison de votre adresse. Dans le cadre d’une candidature pour obtenir un poste de secrétaire, soyez précis et reprenez l’intitulé mentionné dans l’annonce de votre recruteur.

Une fois cette première étape effectuée, vous pouvez passer à la formule d’appel. Très importante dans une lettre de motivation secrétaire administrative, la formule d’appel interpelle votre destinataire et l’engage dans la lecture de votre lettre. Si vous connaissez le nom de la personne responsable de votre recrutement, n’hésitez pas à vous adresser directement à cette personne dans la formule d’appel.

Exemples d’objet et de formule d’appel

Phrase d’accroche

Après cette entrée en matière d’ordre administratif, il est grand temps de se lancer dans la rédaction. Vos doigts doivent tapoter nerveusement votre clavier, dans l’attente impatiente de commencer à écrire. Nous y voici, vous allez pouvoir mettre à profit vos talents de dactylographe pour rédiger une introduction de lettre de motivation de secrétaire mémorable. Votre phrase d’accroche doit être simple, complète et percutante. En une seule phrase, vous devez donner les informations-clés qui tiendront votre recruteur en haleine. Mentionnez vos années d’expérience, vos qualifications ainsi que vos compétences principales pour ouvrir le bal. Votre futur employeur voudra en lire davantage, cela ne fait aucun doute !

Montrez que vous connaissez les atouts de l’entreprise (« Vous »)

Après une entrée en matière efficace, nous vous conseillons de continuer avec une structure solide. Ne partez pas dans tous les sens et empruntez la structure « vous, moi, nous ». Tout au long de la rédaction de votre lettre, servez-vous de ce fil d’Ariane pour ne pas perdre le nord. Commencez par parler de l’entreprise. Vous souhaitez intégrer un cabinet médical ? Commencez votre lettre de motivation secrétaire médicale en montrant que vous avez mené des recherches sur le cabinet que vous souhaitez intégrer. Parlez de la structure, de son histoire, de ses valeurs. Votre recruteur sera impressionné par vos recherches et par votre volonté d’intégrer l’établissement en toute connaissance de cause.

Montrez que vous êtes un investissement pour l’entreprise (« Moi »)

Le métier de secrétaire est très prisé, en particulier dans le milieu médical. Pour convaincre votre recruteur, il faut le convaincre que vous êtes le meilleur investissement parmi les autres candidats. Ce passage de votre candidature est le « moi », la partie qui vous permet de vous mettre en avant et de faire preuve de persuasion. Soyez subtil et orientez vos arguments dans le sens des éléments mentionnés par votre recruteur. Vos expériences doivent prouver que vous êtes capable d’assumer les responsabilités évoquées dans l’annonce, votre formation doit justifier votre connaissance des techniques de sténodactylographie et votre personnalité doit montrer votre compatibilité avec les valeurs de l’entreprise.

Exemples :

Montrez qu’une belle collaboration se profile (« Nous »)

Passons au trait d’union entre votre recruteur et vous-même, le passage « nous ». Prenez votre recruteur par la main et montrez-lui ce à quoi ressemblerait une collaboration entre vous et l’entreprise. Productivité plus élevée, bonne humeur, dynamique nouvelle… Faites souffler un vent nouveau sur votre recruteur le temps d’une candidature. Votre capacité à vous figurer un avenir prometteur donnera le mot à votre recruteur, il fera de même ! L’ambition est communicative, profitez-en !

Exemples :

Incitez à l’action

Vous avez donné vos meilleurs arguments pour convaincre votre recruteur, il est temps de lui donner un coup de pouce pour qu’il saisisse son téléphone et vous propose un entretien. Il ne s’agit pas de forcer la main de votre recruteur, mais bien de lui signifier votre disponibilité et votre volonté de collaborer avec l’entreprise dans les moindres délais.

Finalisez sa lettre

Votre lettre de motivation ne doit pas échapper aux traditionnelles formules de politesse. Ne manquez pas de clore votre lettre de motivation secrétaire avec une formule élégamment choisie et exacte. Voici une sélection de formules de politesse appropriées :

• Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes sincères salutations ;
• Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées ;
• Veuillez agréer mes salutations distinguées ;
• Si mon profil vous intéresse, rencontrons-nous. Veuillez agréer l’expression de mes meilleures salutations.

N’oubliez pas de signer votre lettre de motivation secrétaire administrative, cela permettra à votre recruteur de retenir votre prénom et votre nom.

Exemples :

Mise en page de la lettre

Vous êtes secrétaire, vous savez bien que la présentation compte. Vous êtes la vitrine de votre entreprise et il serait mal venu de vous présenter au bureau habillé en guenilles, la mine rabattue et les cheveux en pétard. Votre présentation physique doit être irréprochable, et il en va de même pour votre lettre de motivation. Choisissez un modèle élégant pour sublimer la teneur de votre propos. Vos expériences professionnelles méritent d’être présentées dans un écrin de velours. Utilisez notre générateur de candidature en ligne pour faire bonne impression !